業務自動化
業務自動化で失敗しないための5つのポイント
業務自動化を成功させるために知っておくべき重要なポイントを、実例とともに解説します。
執筆者: 古田 健
業務自動化で失敗しないための5つのポイント
業務自動化は、正しく行えば劇的な効率化を実現できます。しかし、間違ったアプローチでは、かえって手間が増えることも。
今回は、300社以上の自動化支援で得た知見から、失敗しないためのポイントをお伝えします。
ポイント1: いきなり全部自動化しない
よくある失敗
- 全業務を一度に自動化しようとする
- 複雑すぎるフローを作ってしまう
正解アプローチ
- まず1つの業務から始める
- 効果が出たら次へ展開
例: 請求書作成の自動化で成功してから、見積書、発注書へと展開
ポイント2: 人がやるべき部分は残す
完全自動化を目指すのではなく、「人とAIの最適な役割分担」を考えます。
人が得意なこと
- 判断が必要な業務
- クリエイティブな作業
- 顧客との対話
AIが得意なこと
- データ入力
- 転記作業
- レポート生成
ポイント3: 現場の声を聞く
経営者の視点だけでなく、実際に業務を行う現場の声が重要です。
失敗例
- 経営者主導で導入 → 現場が使わない → 形骸化
成功例
- 現場へのヒアリング → ニーズに合った自動化 → 積極活用
ポイント4: 運用ルールを明確にする
自動化ツールを導入しても、運用ルールがなければ混乱します。
必須ルール
- エラー時の対応フロー
- データのバックアップ方法
- 権限管理
ポイント5: 定期的な見直し
一度作った自動化フローも、業務の変化に合わせて更新が必要です。
推奨スケジュール
- 月次: 効果測定
- 四半期: フローの見直し
- 年次: 全体最適化
まとめ
業務自動化は「導入して終わり」ではありません。継続的な改善が成功の鍵です。
37Designでは、導入後のサポートも充実。一緒に最適な自動化を実現しましょう。